Maga a cím is túl reklámszagú, de a tartalom megnevezését egyszerűen nehéz lenne máshogy összefoglalni. Egyszerű logikai és gazdasági érvek olvashatók ebben a cikkben, ami a rendezvényszervező alkalmazása mellett szól. Téved, ha azt hiszi, magunk fogjuk az alábbiakban fényezni, nem cégünk előnyeit fogja olvasni, hanem a szakma piaci létjogosultságának velejét.
A rendezvényszervező sem varázsló, lépésről lépésre teszi össze a rendezvény alkotó elemeit, hogy a megadott időpontban és helyen a tervnek megfelelő esemény jöhessen létre. A megvalósításhoz nem kell doktori végzettség, és nem kell semmilyen speciális eszközt birtokolni. Tehát tiszta tény, hogy rendezvényt bárki tud szervezni, aki már valaha volt bármilyen eseményen. Tudjuk, hogy szükség van szórakoztatásra, ételre, italra, hangtechnikára és természetesen vendégekre és látogatókra. Ez utóbbi mondat tartalmaz is mindent, ami a költségeket jelenti, és itt jön képbe a rendezvényszervező, mint spórolási eszköz.
Pontok alapján lássuk tehát, hogy miért is spórol egy rendezvényszervező annak a személynek, aki felkéri a rendezvénye megszervezésére, azzal a személlyel szemben, aki maga próbálja rendezvénytét összeállítani.
Idő
Természetesen a pénz az, ami igazán számít egy szolgáltatás esetén, de a tisztánlátás végett az idő faktorát is meg kell említeni, két igazán sarkalatos ponton.
Kész adatbázis
A rendezvény szervező főállásban foglalkozik eseményekkel, rendszeresen tartja a kapcsolatot a fellépőkkel, helyszínekkel és éttermekkel. Kész adatbázissal rendelkezik minden szolgáltatói típus résztvevőihez. Egyből tudja, hova kell nyúlni olcsó, középkategóriás és prémium zenész, étterem, fellépő vagy egyéb tényező estén. Tapasztalata van a megbízható szolgáltatók területén, és egy telefonhívással el is éri a megfelelő személyt adatbázisa miatt.
Tapasztalat
Az munkaszerű szemléletmód miatt tapasztalattal rendelkezik a jó és rossz szolgáltató területén. Tudja, hogy egy rendezvény mely részére érdemes többet költeni, és mely pontjain lehet úgy spórolni, hogy a színvonal egy cseppet se csökkenjen.
Például a jó zenész és rossz hangosítás vagy a közepes zenész és kiváló hangosítás egy olyan példa, melyet mindenki el tud képzelni.
Pénz
Mivel meglevő kapcsolatai rendszeres együttműködésre épülnek, illetve a szolgáltatók is tisztában vannak közvetítői szerepével a rendezvényszervezőnek, így kivételes kedvezményeket kap a szolgáltatókról is. Mivel a szolgáltatónak is időt, pénzt és energiát spórol meg közben járásával, így a szolgáltató költségeit is csökkenti ezzel. Pont emiatt a kedvezmény, amit kap a szolgáltatóktól, és a továbbajánlott rendezvényszolgáltatás között a saját hasznával egyetemben kerül átlagosan annyiba, mintha a kedves ügyfél közvetlenül kereste volna meg a szolgáltatást nyújtó személyt.
Viszont vegyük észre, hogy így megrendelőként ingyen jutunk hozzá a rendezvényszervező tapasztalatához, helyettünk telefonál és szervezkedik, biztosak lehetünk az esemény sikerében és a fellépők és ételek minőségében, miközben ez plusz költséget nem vetett ránk.
Energia
Nem kevés energia a fentebb említett két faktor mellett, hogy megkeressük a számunkra ideális és szimpatikus fellépőt, éttermet vagy helyszínt. Az a szolgáltató szabad is legyen az adott időpontban. Ezt követően (jogilag helyes) szerződéseket egyeztetni és aláírni, minden szükséges szervezési és technikai információt átadni, naponta többször telefonálni a részletek miatt az összes résztvevővel. Esetleg megfelelő engedélyek beszerzése, áramellátás biztosítása, szállíttatás logisztikája, eső esetén tartalék terv készítése az eseményre, stb.
Az ominózus eseményen pedig…
Az előbb felsorolt tényezők csak az előszervezés részei. Egy-egy nagyobb eseményen nem egy személy állandó helytállása, figyelése szükséges, hogy minden összehangolt legyen, a tervek szerint működjön. Minden kérdés és kérés a szervezőre fog hárulni, és ilyen körülmények között egy rendezvényt élvezni képtelenség.
Remélhetőleg nem riasztottuk el a rendezvények világától, csak egy kis tisztánlátást kapott arról, miért is olyan szárnyaló évtizedek óta ez a szolgáltatás terület.